Réaliser une GED avec SharePoint 365 en répondant aux normes AFNOR
Dans le monde moderne des affaires, la Gestion Électronique de Documents (GED) est essentielle pour une gestion efficace et conforme des informations. Microsoft SharePoint 365 se distingue comme une solution optimale pour répondre aux exigences de l’AFNOR (Association Française de Normalisation). Voici un aperçu des principaux avantages de réaliser une GED avec SharePoint 365.
Conformité Rigoureuse
SharePoint 365 intègre des fonctionnalités avancées de gestion des documents qui assurent le respect des normes AFNOR, notamment NF Z42-013. Il permet une gestion précise des versions, une traçabilité complète et des contrôles d’accès stricts, garantissant ainsi l’intégrité et la conformité des documents.
Sécurité Renforcée
La sécurité des informations est une priorité. SharePoint 365 offre des options de sécurité robustes, incluant des permissions granulaire et des politiques de sécurité avancées, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles, en accord avec les exigences de l’AFNOR.
Centralisation et Accessibilité Globale
SharePoint 365 centralise tous les documents dans un référentiel unique, facilitant ainsi leur gestion et leur accès. Grâce à l’accessibilité en ligne, les utilisateurs peuvent consulter et collaborer sur les documents en toute sécurité, de n’importe où, tout en assurant la conformité réglementaire.
Automatisation et Workflows Personnalisés
Les fonctionnalités d’automatisation de SharePoint 365 permettent de créer des workflows personnalisés pour la validation, la révision et l’approbation des documents. Ces workflows garantissent que chaque document suit un processus défini, minimisant les risques de non-conformité et d’erreurs.
Interopérabilité et Intégration Facile
SharePoint 365 s’intègre facilement avec d’autres outils et systèmes d’information, facilitant la migration des documents et la continuité des activités. Cette interopérabilité est cruciale pour une gestion fluide des documents et pour garantir la conformité aux normes AFNOR.
Fonctionnalités d’Audit et de Reporting
Les capacités de reporting et d’audit de SharePoint 365 permettent de suivre l’historique des documents, les modifications apportées et les actions des utilisateurs. Ces fonctionnalités sont essentielles pour prouver la conformité aux normes AFNOR lors des audits internes ou externes.
Mise en Œuvre avec les services de Digital Innovest
Pour les entreprises souhaitant mettre en place une GED conforme avec SharePoint 365, Digital Innovest offre des services spécialisés. Leur expertise permet une implémentation sur mesure, assurant une gestion documentaire efficace et conforme aux obligations de l’AFNOR. Digital Innovest accompagne les entreprises à chaque étape, depuis la planification jusqu’à la maintenance, garantissant une solution GED optimale et pérenne.
En conclusion, réaliser une GED avec SharePoint 365 est une solution efficace pour garantir la conformité avec les obligations AFNOR. Grâce aux services de Digital Innovest, les entreprises peuvent bénéficier d’une mise en œuvre experte et adaptée à leurs besoins, assurant une gestion documentaire sécurisée et conforme.